Associazioni ufficiali, albo e certificazione per assistenti virtuali

Associazioni ufficiali, albo e certificazione per assistenti virtuali

Ho deciso di scrivere queste righe di getto oggi, dopo l’ennesimo commento online in cui si parla di siti ufficiali per assistenti virtuali, di certificazione per assistenti virtuali ecc.

Vorrei fare un po’ di chiarezza, dandoti il mio punto di vista e parlando un po’ per esperienza e un po’ per fatti reali e concreti.

Chi è e cosa fa l’assistente virtuale

Partiamo dalle basi. La figura dell’assistente virtuale è relativamente recente in italia, mentre all’estero esiste più o meno dagli anni novanta (o forse prima, ma il termine virtual assistant fu coniato nel 1997 dal coach Thomas Leonard). L’assistente virtuale è una professionista indipendente che lavora a distanza per uno o più clienti offrendo servizi di diverso tipo. Una AV infatti può supportare un cliente in attività di back office e anche nella gestione del back-end del suo sito e-commerce, così anche come nella gestione dei social media e nelle campagne pubblicitarie.

Detto in poche parole: è una professionista con molteplici competenze in diverse aree di un business (online e offline). Questo è a mio avviso anche quello che la differenzia dalla figura della segretaria virtuale che in genere si occupa di aspetti più contabili e amministrativi.

Un’assistente virtuale con esperienza è una vera e propria imprenditrice di se stessa e pertanto è in grado anche di offrire consulenza e supporto di tipo strategico per i propri clienti diventando così per loro un punto di riferimento non solo per le attività puramente operative ma anche di pianificazione e ideazione. Se è in grado di gestire la propria attività e di farla crescere significa che è in grado di supportare qualcun altro nell’avvio e nello sviluppo della propria impresa.

Parlo spesso al femminile perché la maggior parte delle assistenti virtuali sono donne, ma è un’attività che viene intrapresa anche da uomini.

Come formarsi per diventare assistente virtuale

Esistono più possibilità per diventare assistente virtuale. Se, come è stato per me all’inizio di questa carriera, non hai conoscenze relative al mondo di internet, del marketing online e degli strumenti che servono per lavorare a distanza e hai bisogno di sviluppare una mentalità imprenditoriale allora ti consiglio di dare un occhio a un corso base per assistente virtuale o di affiancarti a una professionista già avviata e con esperienza nel settore che possa guidarti in questo percorso.

Come dico spesso alle mie allieve un corso come quello per AV va a toccare tantissimi argomenti che hanno bisogno di essere approfonditi al di fuori del corso stesso. Ad esempio nei miei corsi parlo di email marketing  e di come si utilizzano alcuni strumenti relativi, ma l’argomento è così ampio che, se vorrai specializzarti in questo campo o offrire un servizio completo ai tuoi clienti allora sarà indispensabile frequentare un corso specifico su questo argomento e magari seguirne anche  uno ad hoc per saper utilizzare alla perfezione un determinato strumento per fare marketing con le email (come per esempio Mailchimp o Get Response).

Fare un corso non è un passaggio obbligato. Potresti ad esempio decidere di formarti da autodidatta (conosco alcune colleghe in gambissima che non hanno frequentato un corso per AV), magari hai esperienze pregresse come assistente di direzione, hai già delle basi di web marketing, hai già avuto un’esperienza da libera professionista e quindi partire dalle basi potrebbe non essere necessario. In questo caso potresti semplicemente muovere i primi passi come assistente virtuale studiando solo quello che veramente ti serve e potrebbe essere sufficiente attingere dal materiale gratuito in italiano e inglese che trovi su internet. Ad esempio se sei una traduttrice e  hai esperienza in attività di back office e sai utilizzare i social network o altri strumenti di comunicazione per promuoverti online, ma vorresti imparare a creare e gestire siti web per offrire questo servizio ai tuoi clienti, allora potresti imparare a utilizzare WordPress. Per farlo ci sono tutorial, incontri dal vivo gratuiti o  corsi specifici a costi accessibili.

Un’altra possibilità è quella di farti affiancare da un’assistente virtuale più esperta che faccia da mentore e ti insegni a costruire la professione guidanoti nei passi da fare per questo percorso professionale.

Esiste un albo per assistenti virtuali?

Qualsiasi sia la tua scelta formativa è bene sapere che quella dell’assistente virtuale, cosi come altre professioni online, non è ancora una professione riconosciuta a livello ministeriale e statale. Pertanto non esiste un albo delle assistenti virtuali, né una associazione giuridica di categoria di assistenti virtuali. Le associazioni riconosciute sono solo quelle che hanno ottenuto il riconoscimento della personalità giuridica da parte dello Stato. Costituire un’associazione di questo tipo richiede un certo investimento economico e il seguire una procedura formale oltre all’iscrizione ad appositi albi nazionali, provinciali o comunali.

Esistono delle community di assistenti virtuali, dei gruppi come il gruppo “Diventare assistente virtuale” che ho creato su Facebook e, forse, delle associazioni non riconosciute di cui però online non ho trovato traccia. Tutt’al più quello che potresti trovare è un albo non ufficiale, come quello che stiamo costruendo all’interno del gruppo Facebook  che ti ho nominato prima che ha lo scopo di conoscere i servizi e le competenze di altre colleghe in modo da creare collaborazioni e un giro di passaparola tra le AV ed eventuali richieste di potenziali clienti che arrivano al di fuori del gruppo.

Assistente virtuale certificata

Premesso che, come ho detto prima, ad oggi (siamo a Giugno 2019) non esistono albi o associazioni ufficiali, bisogna sottolineare che non esistono nemmeno siti ufficiali e men che meno certificazioni/ corsi certificati per assistenti virtuali.

Questo perché in Italia l’unico ente ufficiale e riconosciuto in grado di poter accreditare procedure, enti, servizi, prodotti ecc è Accredia. Pertanto parlare di certificazione o certificato in assenza di un riconoscimento da parte di Accredia è errato per non dire fuorviante e ingannevole. Quello che al massimo si può ricevere dopo aver frequentato un corso per assistenti virtuali è un attestato di partecipazione o di frequenza che però nella pratica non da alcun vantaggio ai fini lavorativi. Puoi collegarti al sito del MISE (ministero per lo sviluppo economico) e dare un occhio al testo della legge 4/2013 o leggere questo articolo sugli errori più comuni per approfondire.

Quello che voglio dirti è che avere un attestato di partecipazione a un corso per AV e metterlo in bella mostra sui tuoi social o sul tuo sito non ti servirà per avere più clienti; sarà semplicemente un documento senza alcun valore legale che vorrai ricevere più per una soddisfazione personale che per altri scopi. Quello che realmente serve e interesserà ai tuoi clienti è quello che sei fare e il tipo di problemi che puoi risolvere per loro.

In oltre 5 anni di attività e decine di clienti acquisiti mai e dico mai nessun cliente o potenziale cliente mi ha chiesto se avessi frequentato un corso o se fossi in possesso di una certificazione. Quello che conta davvero è il messaggio che comunichi ai tuoi potenziali clienti e la tua offerta di servizi, ma in questo caso ti occorrerà lavorare sul tuo personal branding e sulle tue competenze.

Rischierò di risultare impopolare ma non esistendo un corso certificato e riconosciuto e quindi una certificazione riconosciuta non ha alcun senso la definizione assistente virtuale certificata. Un conto è stabilire che si aderisce a un manifesto o a un codice etico creato e stabilito da un singolo o un gruppo di persone, un altro è far passare il messaggio che avere una certificazione e aderire a un codice etico sia una condizione sine qua non per poter diventare un’assistente virtuale ed esercitare questa professione in italia.

Tre cose che ti servono per diventare virtual assistant in Italia

Di cose che servono per avviare un business come assistente virtuale ce ne sono molte, ma inizio a dirtene tre:

  • Per lavorare come assistente virtuale è indispensabile saper utilizzare il computer e internet e sarebbe meglio avere competenze ed esperienza in ambito aziendale. Dal mio punto di vista se non hai ancora avuto nessuna esperienza lavorativa ti sconsiglio di buttarti subito in questa attività. Farti “le ossa” in un ufficio e conoscere alcuni meccanismi tipici di un’azienda può aiutarti a capire molte cose, dal saper valorizzare le tue competenze al saper lavorare in team. Insomma esperienze di lavoro precedenti sono un plus di cui, a mio avviso, non si può fare a meno per mettersi in proprio come AV.
  • Ho già espresso la mia opinione sul fatto che non ritengo sia sempre indispensabile frequentare un corso ad hoc così come ritengo anche che non sia obbligatorio dover avere un sito internet con un blog anche se in molti casi lo consiglio. Sito e blog infatti non sono gli unici strumenti che ti permettono di ottenere visibilità e promuoverti online. Molto dipende dal tipo di servizi che vorrai offrire, il tipo di clienti a cui ti rivolgerai e al settore di riferimento del tuo pubblico. Lo stesso discorso vale per i canali social e per tutti gli altri strumenti cosiddetti di content marketing. Non esiste una formula magica standard e adattabile a tutti nonostante ce ne siano alcune più calzanti a molti. Ogni caso è a sé e ogni professione e professionista è a sé. Anche il proprio lato caratteriale non va sottovalutato nella scelta del canale di promozione che userai. Se sei alle prime armi e fare video non ti riesce bene, naturale e non valorizza i tuoi contenuti allora lascia perdere e adotta un altro mezzo per comunicarti online. Magari in futuro con la pratica e sfidandoti ad uscire dalla tua zona di comfort farai video che spaccano. Io ad esempio mi sono dedicata ai podcast perché nei video non mi sentivo a mio agio. Così piuttosto che sembrare un “tronco di pino” davanti a una telecamera perché il formatore di turno diceva che quello era l’anno dei video, ho preferito adottare uno strumento di comunicazione che mi aiutasse a mettere in risalto quello che avevo da dire al mio pubblico.
  • Come per qualsiasi altra attività in proprio dovrai metterci cuore in quello che fai come assistente virtuale. Il discorso non è “non ho più un lavoro”, “son stanca di lavorare in quell’ufficio” o simili “e allora inizio a mandare via CV, però prima provo a fare l’assistente virtuale e vediamo come butta”. Fare questo tipo di scelta non deve essere un ripiego, non deve essere fatta con l’idea che sia un lavoretto o un modo alternativo per arrotondare. Se vuoi fare sul serio e non “sputtXXXarti” online (e non solo) sarebbe bene scegliere la strada dell’AV solo se è davvero quello che ti piacerebbe fare (e se non ti viene un attacco d’ulcera al pensiero delle responsabilità di un business in proprio). Varrebbe davvero la pena investire tempo e denaro per creare un’attività in cui non credi e che non ti appassiona? Io credo di no; a quel punto meglio rimanere ancorata al posto fisso o pensare a un’alternativa.

Ricapitolando, non farti prendere dall’ansia del “oh meoddeo se non ho la certificazione non posso diventare assistente virtuale e nessun cliente vorrà lavorare con me”. Non fossilizzarti nel credere che senza un sito non andrai da nessuna parte e non fidarti di chi ti dice che esistono siti/associazioni/albi ufficiali per la professione di assistente virtuale.

Se questa è la strada che vuoi percorrere rimboccati le maniche, informati bene e sii pronta  a investire su di te e, soprattutto, a crederci!