Gestire le tue email: metodi e strumenti pratici

Come gestire le tue email e quelle dei tuoi clienti

 

Ognuno di noi ha una o più caselle email e se, come me, sei un’assistente virtuale probabilmente gestirai anche quelle dei tuoi clienti.

Come si fa a gestire le proprie email? E quelle degli altri?

 

Tempo fa ho tenuto un talk online su questo argomento a cui hanno assistito i miei compagni del digital mastermind. Purtroppo non posso condividere con te il video del mio intervento, ma ti lascio le slide che avevo preparato dalle quali puoi trarre qualche spunto utile:

 

Gestire le email

Successivamente ho parlato di gestione delle email in un articolo che ho pubblicato su LinkedIn intitolato ” come gestire le tue email al meglio“.  Ho affrontato i problemi frequenti nella gestione quotidiana delle email e come organizzare la giornata per riuscire ad occuparsene in maniera efficiente e veloce.

Inoltre ho partecipato alla stesura di un ebook per Networkmamas e Mammeacrobate dal titolo 26 ore al giorno. Il titolo del capitolo da me scritto è “Tecnica per liberarti dalle e-mail”.

 

In breve posso darti qualche indicazione di quello che faccio quotidianamente per non diventare matta nella gestione della posta elettronica:

  • Dedico 2/3 momenti della giornata, alla lettura e alla risposta delle email. Questi momenti solitamente coincidono con la mia colazione, il mio pranzo e l’ora del tè.
  • Utilizzo la matrice di Eisenhower per stabilire le priorità e capire a colpo d’occhio ciò che è urgente, importante e ciò che non lo è. Eisenhower diceva “La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”.
  • Archivio in cartelle le email ricevute. In questo modo mi è più facile trovarle quando occorre.
  • Uso Gmail e le estensioni ed applicazioni ad essa collegate che facilitano moltissimo la vita  (provare per credere!!!). Un esempio? Unroll.me che ti aiuta a spazzar via in un click le newsletter indesiderate.

 

Se ogni giorno devi fare i conti con la tua posta elettronica e rischi di non uscirne, prova a mettere in pratica i consigli che ti ho dato in questo articolo e pensa alla possibilità, se non l’hai già fatto, di utilizzare Gmail per poter usare le applicazioni che possono alleggerire il tuo lavoro.

Se però ti rendi conto che tutto questo non basta, allora prendi in seria considerazione di delegare la gestione delle tue email a un’assistente virtuale che può darti una mano. Considera che si tratterebbe di un investimento che può portarti maggiore produttività, concentrazione e soprattutto più tempo.